De beste tips voor de klantenservice tijdens de feestdagen

De beste tips voor de klantenservice tijdens de feestdagen

De feestdagen zijn een spannende tijd voor bedrijven, maar ook een uitdagende. Het brengt een groter aantal zaken met zich mee, wat natuurlijk uitstekend is voor jouw winstcijfers!

Maar het zal ook meer vergen van je klantenservicemedewerkers. Bovendien zullen jouw concurrenten ook hun verkoopinspanningen opvoeren om een zo groot mogelijk deel van de lucratieve feesttaart in de wacht te slepen.

Je zult hen moeten bijbenen of zelfs voor zijn. Het geheim zit hem in vooruit plannen en doeltreffende strategieën ontwikkelen voordat de vakantiedrukte toeslaat.

Hier zijn onze beste tips voor het optimaliseren van het klantcontact dit feestseizoen om de klantenaantallen te consolideren en te laten groeien met uitstekende klantenservice.

1. Plan jouw klantenservice voor de feestdagen op voorhand

Zorg ervoor dat je klanten weten hoe ze je bedrijf tijdens de feestdagen kunnen bereiken. Zorg dat jouw personeel volledig op de hoogte is van de inspanningen die nodig zijn om de beste klantenservice te bieden. Dit moet niet alleen de afdeling klantenservice betreffen, maar het hele bedrijf. De verschillende afdelingen moeten idealiter werken als de spreekwoordelijke ‘geoliede machine’.

Het is ook een goed moment om het klantenserviceteam opnieuw te bezoeken om ervoor te zorgen dat ze op de hoogte zijn van alle belangrijke bedrijfsprocedures, -beleidslijnen en -processen. Indien nodig kun je overwegen tijdelijk personeel in te huren en op te leiden, of dit uit te besteden aan een partner zoals wij!

Vergeet niet dat jouw klantenserviceteam waarschijnlijk zal worden gebombardeerd met interacties en verzoeken van klanten, evenals klachten.

De planning van uw vakantie-klantenondersteuning moet het volgende omvatten:

  • Identificeer de piekuren voor klantenondersteuning
  • Ervoor zorgen dat er voldoende agents beschikbaar zijn tijdens deze uren
  • Indien nodig, stel extra middelen ter beschikking

2. Bedenk toekomstgerichte strategieën voor het klantcontact tijdens drukke periodes

De beste manier om met effectieve strategieën te komen voor het feestseizoen van dit jaar is het bestuderen van de gegevens en trends van het voorgaande jaar. Bekijk de patronen, trends en statistieken van het voorgaande jaar. Laat deze inzichten jouw nieuwe online klantenservicestrategie inspireren en sturen.

Identificeer de meest populaire kanalen die je klanten tijdens het vorige feestseizoen hebben gebruikt. Zorg ervoor dat je omnichannel-klantenservice biedt om al je klanten van dienst te kunnen zijn, ongeacht waar ze zich bevinden.

Probeer te voorspellen hoe het volume van de meest voorkomende vragen van klanten zal toenemen, en wanneer het hoogste volume van die vragen kan worden verwacht. Je zou ook het aantal support tickets moeten berekenen dat je waarschijnlijk per order zult hebben, en de waardevolle gegevens van die tickets verzamelen.

Stel ten slotte vast welke blogs vorig jaar tijdens de feestdagen het vaakst werden bekeken en zorg er vervolgens voor dat die blogs worden bijgewerkt en gemakkelijk toegankelijk zijn.

3. Overweeg live chat aan te bieden als onderdeel van het klantcontact tijdens de feestdagen

Als je nog geen live chat aanbiedt, is dit misschien een heel goed moment om deze uitstekende methode voor het leveren van goede klantenondersteuning te implementeren. Als je denkt dat je klantenservicemedewerkers deze vitale functie niet aankunnen, kun je deze heel eenvoudig uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf als Digital Customer Care Company. Dit geeft je alle voordelen van live chat zonder de hoofdpijn!

Door het instellen van een live chat functie, kun je:

  • De bezoekers van je website verwelkomen met persoonlijke begroetingen
  • Gebruik maken van standaard antwoorden op veelgestelde vragen en artikelen met oplossingen om de responstijden te verbeteren
  • Ervoor zorgen dat chatverzoeken efficiënt worden doorgestuurd naar de juiste afdelingen
  • Gepersonaliseerde live chat triggers gebruiken om het verlaten van een winkelwagen te verminderen
  • Tag conversaties met details zoals support, prijzen en verzendinformatie om jouw medewerkers te helpen problemen van klanten snel en efficiënt op te lossen

4. Overweeg gedeeltelijke automatisering met chatbots

Het gebruik van chatbots kan je supportmedewerkers veel tijd besparen en het gemakkelijker maken om de stortvloed van feestdagen te verwerken! AI-chatbots kunnen alle routinevragen afhandelen en zo de werklast van jouw customer support-medewerkers aanzienlijk verminderen. Het zal helpen om je klantenondersteuning te stroomlijnen en je responstijden laag te houden.

Zorg er echter wel voor dat de chatbots kunnen overdragen aan menselijk personeel als zij niet in staat zijn om vragen te beantwoorden of complexe kwesties af te handelen. Met de inzet van chatbots kun je je klanten 24/7 realtime ondersteuning bieden, zonder daarvoor extra personeel in dienst te nemen.

5. Voeg zelfbedieningsopties toe aan de klantenservicemogelijkheden

Een gestaag groeiend aantal klanten zegt te verwachten dat bedrijven self-service tools hebben om antwoorden te vinden zonder contact op te nemen met een customer service agent. Vooral tijdens de hectische feestdagen kan een uitgebreide en gebruiksvriendelijke selfservicefunctie ieders leven gemakkelijker maken. Het zal niet alleen je team helpen om in het algemeen meer klanten te woord te staan, maar het is ook zeer waarschijnlijk dat het je eindejaarsomzet verhoogt.

Hier zijn een paar eenvoudige tips om ervoor te zorgen dat je self-service ondersteuning pico bello is:

  • Zorg ervoor dat je de inhoud van de ondersteuning zorgvuldig voorbereidt. Identificeer potentiële problemen op voorhand en structureer mogelijke oplossingen duidelijk.
  • Ontwerp een FAQ-pagina die speciaal is afgestemd op de feestdagen.
  • Zorg ervoor dat je kwesties zoals betalingsopties, retour- en terugbetalingsbeleid aanpakt.

6. Fris de training van jouw klantenserviceteam op

Een opfriscursus voor de feestdagen zorgt ervoor dat al je medewerkers van de klantenservice op dezelfde golflengte zitten. Het zorgt er ook voor dat ze vertrouwd zijn met de fijne kneepjes van de klantenservicesoftware en -apps die je gebruikt.

Zorg ervoor dat jouw bijscholing ook gaat over hoe om te gaan met gestresste klanten die zo vaak voorkomen tijdens de drukke  feestdagen. Benadruk het belang van positief taalgebruik, actief luisteren en een kalme en empathische aanpak om gespannen situaties te bezweren.

Zorg er ook voor dat je over een escalatieplan beschikt en dat al je medewerkers ermee vertrouwd zijn en weten hoe ze het moeten gebruiken. En ten slotte, herinner je klantenservicepersoneel aan de retail mantra: “De klant is koning”!

7. Blijf klantgericht, maar beloon jouw personeel ook

Een gelukkig, gemotiveerd klantenserviceteam zal je klanten veel meer tevreden houden! Laat je personeel zich ook gewaardeerd en gewaardeerd voelen. Hier zijn slechts een paar ideeën:

  • Maak je eindejaarsbonussen voor werknemers zo genereus als je kunt.
  • Bied incentives aan om goede prestaties te belonen.
  • Bied vrije tijd aan na afloop van de feestdagen.
  • Organiseer tijdens de drukke dagen een lunch voor je personeel.

Conclusie

De feestdagen zijn voor veel mensen een belangrijke en emotionele tijd, dus wat mensen tijdens deze periode meemaken heeft een verhoogde impact. Jouw klantenservice kan, als je het goed en vindingrijk plant, je klanten memorabele en lonende interacties met je merk bezorgen. Dit kan je klantenbestand consolideren en uitbreiden en je bedrijf helpen bloeien.