L’e-mail est devenu un élément indispensable de notre vie quotidienne : nous ne l’utilisons pas seulement pour le travail, mais aussi pour d’autres raisons. Il s’agit du moyen le plus courant de contacter les entreprises et il a, à juste titre, supplanté le courrier physique. Il est pratique car nous pouvons l’utiliser partout et à tout moment. Nous n’avons donc pas besoin d’attendre d’être rentrés chez nous ou de nous asseoir à notre bureau pour écrire au service clientèle au sujet d’une question ou d’un problème.

Pourquoi choisir l’e-mail pour le service clientèle ?

L’e-mail est efficace

Grâce aux e-mails, vous pouvez écrire un texte plus long qu’avec de nombreux autres moyens de communication. En outre, il est possible d’ajouter des pièces jointes, ainsi que des références à des sites web contenant plus d’informations. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour que votre message soit transmis au destinataire en quelques secondes. Et si vous ne pouvez pas répondre tout de suite, ou si vous recevez très souvent la même question, vous pouvez configurer une réponse automatique avec les réponses aux questions les plus fréquemment posées ou avec un lien vers la base de connaissances.

Souvent, les clients ne s’attendent pas à ce que vous répondiez immédiatement à leurs e-mails. Cela vous donne un peu plus d’autonomie pour effectuer des recherches approfondies, afin de vérifier l’historique des contacts du client ou approfondir une question. Et l’ensemble de la conversation écrite peut être facilement sauvegardé comme preuve et référence, tant pour l’entreprise que pour le client.

Les clients et les entreprises sont toujours disponibles

Il n’est pas toujours possible de se rappeler à répondre une demande de contact. Mais lorsque vous envoyez un e-mail, l’heure à laquelle vous l’envoyez n’a pas d’importance. Les clients le consulteront quand ils en auront le temps, sans être dérangés à un moment inopportun. Ils peuvent choisir de le lire depuis leur ordinateur de bureau, leur tablette, leur smartphone, lorsqu’ils sont chez eux, dans le bus ou pendant une pause au travail. Il en va de même pour vous ; Grâce aux e-mails, un client peut entrer en contact à tout moment de la journée, que vos employés soient en pause ou qu’ils soient déjà rentrés chez eux.

Pas de gaspillage

De nos jours, chaque entreprise pense à son empreinte carbone. Quelle quantité de déchets est produite lors de la fabrication d’un produit ou de l’exécution d’un projet ou d’une tâche ? Une meilleure façon de produire moins de déchets et de réduire les coûts consiste à communiquer davantage par e-mail que par courrier papier.

C’est ainsi que plusieurs personnes utilisent l’e-mail pour contacter des entreprises. Et c’est précisément la raison pour laquelle vous ne devez pas oublier l’e-mail parmi vos outils de communication.

Répondre aux messages par e-mail

Afin d’offrir un service social à la clientèle efficace par e-mail, vous devrez vous procurer un bon système de gestion de la relation client (CRM/GRC). Vous devrez également disposer d’un nombre suffisant d’employés pour répondre aux messages.

En outre, le client s’attend à recevoir une réponse rapide, efficace et professionnelle à sa question. Si la réponse prend trop de temps, cela affecte l’image de votre entreprise. Vous devez donc désigner un employé qui s’occupe spécifiquement des demandes de renseignements par e-mail. Si cet employé est submergé par le flot de messages, il convient d’engager des personnes supplémentaires.

Toutefois, vous pouvez vous faciliter les tâches en nous confiant votre service clientèle par e-mail.