Wanneer is het juiste moment om de klantenservice uit te besteden?

Veel bedrijven bereiken een punt waarop ze zich moeten afvragen of ze bepaalde aspecten van hun activiteiten moeten uitbesteden om op te schalen. Klantenservice is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf waar merken niet tekort durven schieten.

Veel bedrijven hebben moeite om de uitstekende klantenservice te bieden die tegenwoordig verplicht is. Dus voor veel merken is het uitbesteden van hun klantenservice een logische stap om hun interne teams te ontlasten.

We weten dat het idee van uitbesteding afschrikwekkend kan zijn, en veel bedrijven vrezen dat ze de controle over een groot deel van hun bedrijf verliezen. Uitbesteding aan het juiste gespecialiseerde bedrijf heeft echter aanzienlijk meer voordelen dan nadelen.

Maar wanneer is het juiste moment om het te doen? In dit artikel beantwoorden we deze vraag.

Ten eerste, zijn er echt voordelen aan het uitbesteden van de klantenservice?

Absoluut wel, en aanzienlijke, waarvan niet de minste kostenbesparing is. Klantenservice van topkwaliteit, goed uitgevoerd, is niet goedkoop en het vergt een grote inzet van personeel en middelen. Niet alle bedrijven hebben de middelen of vaardigheden om dit recht te doen. Het uitbesteden van deze vitale functie is de logische stap.

Hier zijn enkele van de vele voordelen van het uitbesteden van klantenondersteuning:

• Bespaar kosten en middelen, en maak je eigen personeel vrij om zich op andere vitale taken te richten.
• Gespecialiseerde klantenservicebedrijven zijn uitgerust om meertalige, omnichannel ondersteuning te bieden in meerdere tijdzones – wat de geavanceerde klant van vandaag eist.
• Pas de gebruikte technologie aan je specifieke eisen aan.
• Bespaar op de training van personeel. Hierdoor komen middelen vrij om managers en bekwame agents in te huren voor je in-house functies.
• Neem enorme druk en stress weg bij je eigen personeel zodat zij hun gespecialiseerde taken beter kunnen uitvoeren.
• Bespaar op de kosten van dure telefoon- en callcenterapparatuur, terwijl je je klanten toch een uitstekende 24/7 service garandeert.
• Ga met gemak de uitdaging aan als de vraag toeneemt door seizoenspieken, speciale promoties of schaalvergroting.

Weet je niet zeker hoe je het doet? Door je Customer Health Scores (CHS) te monitoren kun je zien of je de goede kant op gaat of niet.

Welk soort bedrijven kan baat hebben bij het uitbesteden van hun klantenservice?

Het opzetten van een effectieve klantenserviceafdeling is een kostbare onderneming, die een aanzienlijke toewijzing van middelen vereist in termen van personeel, apparatuur, tijd en training. Het kan dus een slimme beslissing zijn voor een nieuwe startup om vanaf het begin te overwegen de klantenservice uit te besteden.

Het uitbesteden van de klantenservice zou ook zinvol zijn voor grote bedrijven, vooral die welke onderhevig zijn aan een fluctuerende seizoensvraag.

Gerelateerde content: De beste tips voor de klantenservice tijdens de feestdagen

Ook kleine en middelgrote ondernemingen kunnen ervaren dat de eisen van een uitstekende klantenservice hun middelen te veel oprekken, zodat het uitbesteden ervan zinvol is.

Ook bedrijven die zich snel hebben uitgebreid kunnen tot de ontdekking komen dat de eisen van 24/7 meertalige klantenservice in vele tijdzones hun middelen te boven gaan. In al deze gevallen biedt het uitbesteden van de klantenservice aan een gespecialiseerd bedrijf als Digital Customer Care Company de beste oplossing.

Hoe weet je dat het tijd is om je vitale klantenservice uit te besteden?

Er zijn veel aanwijzingen dat je serieus moet gaan kijken naar het uitbesteden van je klantenservice. Hier hebben we ze voor je op een rijtje gezet:

• Je bedrijf en klantenbestand groeien erg snel.
• Je moet kosten besparen.
• De kwaliteit van je klantenservice lijdt eronder dat je agenten overspoeld, gestrest en overbelast zijn.
• Het ontbreekt jou en je team aan tijd of energie om uitstekende klantenservice te leveren na de dagelijkse gang van zaken.
• Je bent niet in staat je aan deadlines te houden.
• Je verkoopcijfers dalen en je hebt gegevens nodig om uit te zoeken waarom.
• Je probeert nieuwe en innovatieve diensten aan te bieden om klanten aan te trekken, maar je klantenserviceteam bezwijkt onder de druk.
• Je hebt het gevoel dat je klantenservice stagneert of technologisch verouderd is.
• Je bent bezorgd dat je klantenservice niet voldoet aan de verwachtingen van je groeiende aantal klanten.
• Je hebt het gevoel dat je merk niet zo actief wordt gepromoot als je zou willen.
• Je hebt niet de tijd of de middelen om het bekwame klantenservicepersoneel dat je nodig hebt te vinden, te interviewen en in dienst te nemen.
• Belangrijke taken zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van afspraken en het integreren van sociale media interacties worden verwaarloosd.
• Je maakt je zorgen over cybersecurity en datalekken en -diefstal.

Klaar om aan de slag te gaan?

Nu je besloten hebt om je klantenservice uit te besteden, is het belangrijk dat je dat doet bij de juiste partner. Bij Digital Customer Care Company zorgen we zorgvuldig voor je klanten met een oplossing voor klantenservice die is afgestemd op de unieke eisen van jouw bedrijf.

We ontwikkelen een flexibele en op maat gemaakte aanpak die specifiek bij jouw merk en je klanten past, met maximale reactietijden. We kunnen je klanten helpen in hun moedertaal – waaronder Nederlands, Engels, Duits, Frans, Italiaans, Portugees, Arabisch en Spaans.

We bieden omnichannel ondersteuning die telefonie, e-mail, Facebook, Twitter, Whatsapp en live chat omvat. En we runnen je klantenservice betrouwbaar 24/7, 365 dagen per jaar. Dus waarom zou je ons niet even bellen? We KUNNEN je helpen!