Votre équipe L2 ne devrait pas perdre de temps à rechercher des informations manquantes.

Chaque remontée d'un support de première ligne vers un support de deuxième ligne constitue un transfert de prise en charge. Si ce transfert est mal géré, vos ingénieurs perdent du temps à rassembler des informations qu'ils auraient dû recevoir. S'il est bien géré, ils reçoivent un dossier complet et exploitable et peuvent commencer immédiatement leur analyse. Nous définissons, gérons et mettons en œuvre un processus structuré de remontée des incidents pour le support technique matériel et logiciel, et ce, en huit langues.
  • Des locuteurs natifs dans 8 langues
  • 98,5 % de satisfaction client
  • Taux de rotation des agents inférieur à 3 %
  • Support 24/7 en anglais
  • < 1 h (en moyenne) pour la première réponse
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Des locuteurs natifs dans 8 langues

Support 24/7 en anglais

98,5 % de satisfaction client

Taux de rotation des agents inférieur à 3 %

Ce guide présente Comment mettre en place un processus d'escalade efficace — à l'intention de vos utilisateurs, de votre équipe L1 et de vos ingénieurs.

Une escalade mal gérée engendre deux problèmes à la fois. Votre équipe de niveau 2 reçoit un ticket contenant des informations incomplètes — une description vague du problème, aucune trace des tentatives de dépannage déjà effectuées, des détails manquants sur le système — et doit passer du temps à rassembler les éléments nécessaires avant de pouvoir commencer. Pendant ce temps, l’utilisateur, qui a déjà passé du temps avec le support de premier niveau, doit répéter sa situation depuis le début.

Multipliez cela par des centaines de cas d’escalade par mois et le coût est considérable : du temps d’ingénierie consacré à la collecte d’informations, des utilisateurs qui se sentent mal pris en charge et un service d’assistance qui semble désorganisé vu de l’extérieur, même si la technologie fonctionne bien. Une gestion structurée des escalades élimine ces problèmes à la source : le transfert du niveau 1 vers le niveau 2. Voir également Comment le support de première ligne et la gestion des escalades fonctionnent de concert.

Comment un problème passe du support de premier niveau à votre équipe d'ingénierie
01

Utilisateur

Signale un problème par e-mail, chat ou téléphone

02

Support de premier niveau (DCC)

Diagnostique, dépanne et documente chaque étape

La plupart des problèmes sont résolus ici

03

Déclencheur d'escalade

Correspond aux critères définis lors de l'onboarding

04

Votre équipe d'ingénierie

Reçoit une note d'escalade structurée, sans nouveau diagnostic

La solution est communiquée à l'utilisateur et ajoutée à la base de connaissances

Notre processus d'escalade — étape par étape

01

Étape 1

Identification des critères de remontée

Au cours de la phase d'intégration, nous travaillons avec votre équipe technique pour définir précisément ce qui déclenche une escalade. Cette décision n'est pas laissée à l'appréciation de l'agent : elle est documentée. Les types de problèmes spécifiques, les seuils de complexité, les modes de défaillance qui ne peuvent être résolus au niveau 1 et les profils d'utilisateurs nécessitant une prise en charge par un spécialiste sont tous répertoriés et documentés. Les agents respectent systématiquement ces critères de déclenchement, quelle que soit la personne chargée de traiter la demande.

02

Étape 2

Collecte des informations de diagnostic

Avant de transmettre le problème à un niveau supérieur, l'agent recueille toutes les informations de diagnostic nécessaires conformément à une liste de contrôle préétablie. Pour les demandes concernant le matériel, cela comprend généralement le modèle et le numéro de série de l'appareil, la version du micrologiciel, le système d'exploitation, les codes d'erreur ou les messages d'erreur, ainsi qu'une description de la panne. Pour les demandes concernant les logiciels, cela comprend la version de l'application, les détails de l'environnement, les étapes permettant de reproduire le problème, ainsi que la comparaison entre le comportement attendu et le comportement réel. Aucune demande n’est transmise au niveau supérieur sans les informations de diagnostic requises.

03

Étape 3

Documentation relative au dépannage

La note d'escalade comprend un compte rendu complet de toutes les mesures de dépannage déjà prises au niveau 1 : ce qui a été tenté, quel en a été le résultat et pourquoi il n'a pas été possible de résoudre le problème. Votre équipe de niveau 2 n'a pas besoin de revenir sur les mesures déjà mises en œuvre. Elle reprend là où le niveau 1 s'est arrêté, et non pas depuis le début.

04

Étape 4

Note d'escalade structurée

Toutes ces informations sont regroupées dans une note d'escalade structurée rédigée en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle la demande de l'utilisateur a été traitée. Cette note respecte un format cohérent défini lors de la phase d'intégration. Votre équipe de niveau 2 reçoit une note présentant la même structure pour chaque escalade, ce qui permet d'accélérer le triage et la hiérarchisation de la file d'attente.

05

Étape 5

Communication avec l'utilisateur

Avant de clôturer le contact de niveau 1, l'agent communique avec l'utilisateur : il lui confirme que le problème a été transmis à un niveau supérieur, lui explique la suite de la procédure et lui donne une estimation réaliste du délai de réponse. Les utilisateurs ne sont pas laissés dans l'incertitude quant à la suite donnée à leur problème. Ils savent qu'il a été transmis à l'équipe compétente et à quel moment ils peuvent s'attendre à une réponse.

Ce qu'apporte une gestion structurée des escalades

01

Temps consacré à l'ingénierie (protégé)

Vos équipes de niveau 2 et 3 constituent vos ressources les plus qualifiées sur le plan technique et les plus coûteuses. Chaque minute qu’elles consacrent à la collecte d’informations qui auraient dû figurer dans la note d’escalade est une minute qui n’est pas consacrée à l’analyse et à la résolution du problème. Une procédure d’escalade structurée leur garantit de recevoir des dossiers complets et leur permet de se mettre immédiatement au travail. Le gain de temps ainsi réalisé dans le cadre d’une activité d’assistance à fort volume est considérable.
02

Préservation de l'expérience utilisateur lors du transfert

Une mauvaise gestion de l'escalade est perceptible pour l'utilisateur : il s'en rend compte lorsqu'il doit répéter sa situation, lorsque la réponse à son ticket escaladé est générique ou lorsque le délai qui lui a été communiqué lors du premier contact s'avère inexact. Une escalade structurée tient l’utilisateur informé, définit des attentes réalistes et garantit que les informations qu’il a fournies lors du premier contact sont transmises avec son ticket. Le transfert s’effectue de manière transparente pour lui.
03

Une boucle de rétroaction qui améliore la qualité de L1

Les tendances en matière d'escalade mettent en évidence des problèmes de qualité au niveau L1. Si un même type de problème fait l'objet d'escalades répétées, cela peut indiquer une lacune dans la base de connaissances L1 ou la nécessité de mettre à jour un guide de dépannage. Nous analysons ces tendances chaque mois et utilisons ces conclusions pour améliorer la base de connaissances. Au fil du temps, le taux d'escalade pour un type de problème donné devrait diminuer à mesure que les capacités du niveau L1 s'améliorent.
Comment déterminez-vous ce qui doit être transmis à un niveau supérieur et ce qui peut être résolu au niveau 1 ?
Les critères de basculement sont définis conjointement lors de la phase d'intégration — nous n'appliquons pas de critères génériques à votre produit. Nous travaillons avec votre équipe technique pour recenser les types de problèmes spécifiques, les seuils de complexité et les modes de défaillance qui nécessitent l’intervention du niveau 2. Ces éléments sont documentés et intégrés dans les procédures de nos agents. Les agents respectent systématiquement les critères de déclenchement — les décisions d’escalade ne sont pas laissées à l’appréciation individuelle.
Quelles informations recueillez-vous avant de transmettre le dossier à un niveau supérieur ?
Les informations de diagnostic recueillies avant la remontée d'un incident sont définies lors de la prise en main et varient selon le produit. Pour les produits matériels, elles comprennent généralement le modèle de l'appareil, le numéro de série, la version du micrologiciel, le système d'exploitation, les codes d'erreur et une description du dysfonctionnement. Pour les produits logiciels, elles comprennent la version de l'application, les détails de l'environnement, les étapes permettant de reproduire le problème, ainsi que la comparaison entre le comportement attendu et le comportement réel. Aucune escalade n’est effectuée sans que les informations de diagnostic convenues aient été fournies.
Comment gérez-vous les escalades en dehors des heures d'ouverture ?
Nous assurons une couverture de première ligne 24 h/24 et 7 j/7 pour les clients qui en ont besoin. Les escalades générées en dehors des heures d'ouverture de votre équipe de niveau 2 sont enregistrées avec des notes d'escalade complètes et classées par ordre de priorité dans la file d'attente jusqu'à ce que votre équipe soit à nouveau disponible. Pour les incidents critiques — définis lors de la mise en place du service —, nous suivons un processus d’escalade convenu en dehors des heures de bureau, qui peut inclure la notification directe d’un ingénieur de garde.

Prêts à découvrir des procédures d'escalade qui fonctionnent vraiment ?

Parlez-nous de votre processus d'escalade actuel : ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et les cas où votre équipe de niveau 2 perd du temps en raison de transferts d'informations incomplets. Nous reviendrons vers vous avec une vision claire de la manière dont notre gestion des escalades s'adapterait à votre activité.
Aucune obligation. Pas de discours commercial. Juste une conversation franche.

Une procédure d'escalade structurée depuis 2014 · 8 langues · Infrastructures de l'UE