Besteed je klantenservice uit — en zorg ervoor dat je groei niet langer wordt belemmerd door je klantenservice

Stap 1

We brengen je huidige ondersteuningsactiviteiten in kaart

Voordat we ook maar één vraag afhandelen, nemen we de tijd om te begrijpen hoe je klantenservice nu precies werkt. We bekijken je ticketprocessen, je procedures voor retourzendingen, klachten en escalaties, en hoe je team op dit moment met klanten communiceert. We kijken naar antwoordsjablonen, de escalatiestructuur en waar klanten vaak vastlopen.

Als we knelpunten tegenkomen – bijvoorbeeld een goedkeuringsproces voor retourzendingen dat drie dagen duurt omdat iemand gegevens in een Excel-sheet moet invoeren, onduidelijke escalatieprocedures of reactiesjablonen die qua toon niet consistent zijn – stellen we verbeteringen voor. We stemmen het nieuwe proces met je af, leggen het vast en pas daarna gaan we live.

De meeste outsourcingbedrijven nemen je processen over en voeren ze gewoon uit zoals ze zijn. Wij vinden dat het efficiënt uitvoeren van een proces dat niet goed werkt, geen dienst is. Wij brengen het eerst op orde. Daarom merken onze klanten meestal al in de eerste weken, en niet pas in de eerste maanden, dat de kwaliteit verbetert.

Stap 2

We bouwen je kennisbank op en leiden ons team op

We bouwen een specifieke kennisbank op rond je producten, je beleid, je communicatiestijl en uitzonderlijke gevallen — waarbij we putten uit je documentatie en eerdere gesprekken met klanten, voor zover die beschikbaar zijn. Dit omvat alles: van hoe je omgaat met een klant die de verkeerde maat heeft besteld, tot wat er gebeurt als een vervoerder een pakket kwijtraakt, tot hoe je communiceert tijdens een productterugroeping of een leveringsprobleem.

Onze medewerkers krijgen een specifieke training over jouw bedrijfsvoering voordat ze ook maar één echt contact afhandelen. We koppelen onze systemen aan je bestaande tools — Shopify, Magento, WooCommerce, Amazon, Salesforce of je eigen platform — en testen elke koppeling voordat we live gaan. De opstartfase duurt meestal drie tot vijf weken. Je hebt gedurende het hele proces een vaste accountmanager.

Stap 3

Wij verzorgen je klantenservice

Je inkomende verzoeken komen via alle kanalen binnen en wij zorgen ervoor. Onze AI-laag sorteert inkomende tickets, stelt antwoorden op voor standaardvragen en markeert uitzonderingen voor menselijke beoordeling. Onze medewerkers beoordelen, keuren goed en beheren de interacties waarvoor productkennis, inzicht, inlevingsvermogen of escalatie nodig is.

Je hebt altijd toegang tot een realtime dashboard — dezelfde gegevens die wij gebruiken, en die continu worden bijgewerkt. Naast de belangrijkste statistieken krijg je ook de onderliggende gegevens te zien: transcripties, samenvattingen waar nodig, en verrijkte gegevens zoals sentiment, intentieclassificatie, gestructureerde tags en andere velden — zodat je precies kunt nagaan wat er is besproken. Niets wat ertoe doet, wordt achtergehouden.

Stap 4

We brengen verslag uit, verbeteren en groeien samen met jou

Elke maand krijg je een overzichtelijk prestatierapport: wat er is gebeurd, wat de cijfers laten zien, waar de kwaliteit goed is en waar nog wat aandacht nodig is, en wat we aanbevelen voor de komende periode.

Na verloop van tijd krijgen we een gedetailleerd beeld van de meest gestelde vragen en terugkerende ergernissen van je klanten. We gebruiken die inzichten proactief — door aanpassingen aan te bevelen voor je productpagina’s, je afrekenproces of je retourbeleid, zodat het aantal onnodige contacten al bij de bron wordt teruggedrongen. Hoe langer we samenwerken, hoe waardevoller die informatie wordt.