7 geweldige tips voor klantenservice na sluitingstijd
Als hoogwaardige klantenservice de motor is die jouw bedrijf voortstuwt, dan is klantenservice na sluitingstijd een van de belangrijkste versnellingen!
De gemiddelde werkdag eindigt rond 17 uur, maar dit is vaak precies het moment waarop veel van je klanten vrij zijn om online te gaan. Dit maakt na sluitingstijd het meest geschikte moment voor hen om contact op te nemen met jouw klantenservice.
Met klanten uit andere tijdzones is 24/7 klantenservice nog belangrijker. Hier zijn onze beste tips om ervoor te zorgen dat jouw klantenservice na sluitingstijd van de hoogste orde is:
1. Zorg voor een dynamische aanwezigheid op sociale media
Sociale media kennen geen ‘kantoortijden’ – ze zijn dag en nacht ‘open’, 24/7! Talloze klanten zullen de social media-kanalen van jouw bedrijf bezoeken lang voordat ze contact met je opnemen.
Daarom is het van vitaal belang hoe jij je merk uitstraalt op sociale media. Het is zeer waarschijnlijk de eerste indruk die je potentiële klanten van je bedrijf krijgen. Zorg er dus voor dat je een dynamisch, gastvrij en interessant beeld van jouw merk creëert.
Post regelmatig om je imago op te bouwen en te versterken. Nodig je klanten uit om met je te communiceren. Reageer altijd op vragen die worden gesteld, en zorg ervoor dat je reageert op kwesties en onderwerpen die op sociale media aan de orde komen.
2. Stel een AI-chatbot beschikbaar
Het gebruik van chatbots en kunstmatige intelligentie (AI) is een veelgebruikte en steeds populairdere manier om 24/7 klantenservice na sluitingstijd te bieden. Ze hoeven nooit een toiletpauze te nemen of een dutje te doen!
Chatbots kunnen:
- Snelle en to-the-point antwoorden geven
- Afspraken plannen en boeken
- FAQ’s beantwoorden
- Klanten verbinden met een klantenservicemedewerker
- Hulpbronnen ophalen en leveren
- Een database van interacties opbouwen voor zelfstudie
3. Besteed je klantenservice na sluitingstijd uit aan ervaren specialisten
Veel bedrijven zijn niet uitgerust om hun eigen klantenservice en live chat functies na sluitingstijd af te handelen. Er is echter een eenvoudig en voor de hand liggend antwoord op dit dilemma – uitbesteden aan een specialist!
Zij zullen je adviseren en ervoor zorgen dat je klantenservice na sluitingstijd aan de hoogste normen voldoet. Zij beschikken over het personeel, de nieuwste technologie, deskundige kennis en ervaring om je deze last uit handen te nemen.
Bovendien kun je je meertalige klanten in alle tijdzones van dienst zijn. Je zult aangenaam verrast zijn hoe redelijk geprijsd het uitbesteden van deze vitale functie kan zijn!
4. Gebruik video om gepersonaliseerde CX te creëren
Video is een uitstekend medium om met zowel huidige als potentiële klanten in contact te komen. Je kunt het gebruiken om veelgestelde vragen te beantwoorden en promoties te lanceren op een onmiddellijk boeiende en visueel aantrekkelijke manier. Fixjeiphone.nl doet dit heel aardig.
Geef informatie door video’s te gebruiken om producten, procedures en diensten te introduceren of uit te leggen, en om problemen te verduidelijken. Gebruik vooraf opgenomen video tutorials als een geweldige manier om de frequentie van FAQ-oproepen te behandelen en te minimaliseren.
5. Zorg voor een mobiele klantenservicefunctie
Het gebruik van smartphones is de laatste jaren sterk toegenomen. Op dit moment zijn er wereldwijd 5,28 miljard gebruikers en dat aantal stijgt nog steeds!
Mobiele apparaten worden gebruikt voor een breed scala aan activiteiten, waaronder online winkelen en toegang tot live chat functies. Het bieden van uitstekende mobiele ondersteuning is daarom een essentieel onderdeel van goede klantenservice. Veel bedrijven kiezen zelfs voor een ‘mobile first’-strategie en maken gebruik van mobiele apps om hun klanten 24/7 bij te kunnen houden.
6. Geef je klanten self-service opties
Self-service opties zijn geweldig voor de drukke klanten van vandaag die geen tijd hebben voor lange telefoongesprekken of in de winkel langs te komen. Self-service opties kunnen omvatten:
- Inloggen voor klanten
- Consultatieformulieren op interactieve webpagina’s
- Online afspraken maken en annuleren
- Toegang tot informatieve en interessante blog posts
Deze self-service opties geven je potentiële of huidige klanten de vrijheid om toegang te krijgen tot informatie na sluitingstijd en wanneer het hen uitkomt.
7. Zorg voor een goede self-service kennisbank
Het aanbieden van een uitgebreide kennisbank is een relatief goedkope manier om klantenondersteuning buiten sluitingstijd te bieden. Het kost aanzienlijk minder om een kennisbank te maken, te bouwen en te onderhouden dan om personeel aan te nemen huren om die klantenservice te verlenen. Idealiter zou jouw kennisbank antwoorden moeten bieden op alle meest gestelde vragen van klanten.
8. Volg klanten altijd op
Zelfs als je al deze tips nauwgezet hebt geïmplementeerd en gebruikt, vergeet dan nooit een follow-up te doen! Zorg ervoor dat de vraag van een klant is beantwoord en dat zijn probleem of kwestie is opgelost. Als een klant ontevreden is, zult je dit moeten weten – zodat je het recht kunt zetten. Laat je klanten weten dat je bereid bent een stap verder te gaan om hen te helpen.
Conclusie
Tegenwoordig is ondersteuning na kantooruren niet langer een “nice-to-have” ding – het is een absolute noodzaak als je:
- aan de eisen van klanten over verschillende tijdzones en geografische grenzen heen wilt voldoen.
- aan de verwachtingen van de veeleisende digitale klanten van vandaag wilt voldoen.
- het klantvertrouwen wilt winnen zodat niemand ‘in de steek’ wordt gelaten.
- klanten wilt verzekeren dat je er 24/7 voor hen bent.
- ervoor wilt zorgen dat klanten weten dat jouw ondersteuning niet aan tijd en plaats gebonden is.
- je oplossingspercentage wilt verbeteren en je churn rate wilt verlagen.
- een waardevol voordeel wilt verkrijgen ten opzichte van concurrenten die geen ondersteuning na kantooruren bieden.
