Die E-Mail ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken: Wir nutzen sie nicht nur für die Arbeit, sondern auch für viele private Zwecke. Es ist die häufigste Art der Kontaktaufnahme mit Unternehmen und hat zu Recht die Rolle der physischen Post übernommen. Es ist praktisch, weil wir jederzeit und überall damit arbeiten können. Wir müssen also nicht warten, bis wir nach Hause kommen oder am Schreibtisch sitzen, bevor wir dem Kundenservice eine Frage stellen oder ein Problem schildern können.

Warum sollten Sie E-Mail für den Kundenservice wählen?

E-Mail ist effizient

Mit E-Mail können Sie einen längeren Text schreiben als mit vielen anderen Kommunikationsmitteln. Zusätzlich können Anhänge hinzugefügt werden, sowie Verweise auf Webseiten mit weiteren Informationen. Auf Knopfdruck wird Ihre Nachricht innerhalb von Sekunden an den Empfänger zugestellt. Und wenn Sie nicht sofort antworten können oder sehr oft die gleiche Frage bekommen, können Sie eine automatische Rückantwort mit Antworten auf Ihre häufig gestellten Fragen oder mit einem Link zur Wissensdatenbank einrichten.

Kunden erwarten oft nicht, dass Sie ihre E-Mails sofort beantworten. So haben Sie etwas mehr Raum, um gründlich zu recherchieren, die Kontakthistorie des Kunden zu prüfen oder tiefer auf eine Frage einzugehen. Und das gesamte schriftliche Gespräch kann als Beweis und Referenz in der Zukunft leicht gespeichert werden, sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden.

Kunden und Unternehmen sind stets erreichbar

Es kann schwierig sein, auf eine Kontaktanfrage hin zurückzurufen. Wenn Sie jedoch eine E-Mail senden, spielt es keine Rolle, zu welcher Tageszeit Sie sie senden. Die Kunden werden sich die Nachricht anschauen, wenn sie Zeit dafür haben, ohne dass sie zu einer ungünstigen Zeit gestört werden. Dabei können sie wählen, ob sie es von ihrem Desktop, Tablet oder Smartphone aus lesen wollen, wenn sie zu Hause oder im Bus sind, oder während einer Pause bei der Arbeit. Das Gleiche gilt für Sie; mit E-Mail kann sich ein Kunde zu jeder Tageszeit melden, unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter gerade Pause haben oder bereits nach Hause gegangen sind.

Keine Verschwendung

Heutzutage denkt jedes Unternehmen über seinen ökologischen Fußabdruck nach. Wie viel Abfall entsteht bei der Herstellung eines Produkts oder bei der Durchführung eines Projekts oder einer Aufgabe? Ein intelligenter Weg, um weniger Abfall zu produzieren und Kosten zu sparen, ist es, mehr per E-Mail als per Papierpost zu kommunizieren.

Es ergibt also Sinn, dass viele Menschen E-Mail nutzen, um Unternehmen zu kontaktieren. Gerade deshalb sollten Sie E-Mail in Ihrem Kommunikationsmix nicht vergessen. 

Auf Nachrichten per E-Mail antworten

Um einen effektiven Social Customer Service per E-Mail anbieten zu können, müssen Sie ein gutes Customer Relationship Management System (CRM) erwerben. Sie müssen auch genügend Mitarbeiter haben, um die Nachrichten zu beantworten.

Darüber hinaus erwartet der Kunde eine schnelle, effektive und professionelle Antwort auf seine Frage. Wenn die Antwort zu lange dauert, wirkt sich dies auf das Image Ihres Unternehmens aus. Das bedeutet oft, dass Sie einen Mitarbeiter benennen sollten, der sich speziell mit E-Mail-Anfragen beschäftigt. Wenn dieser Mitarbeiter mit der Flut von Nachrichten überfordert ist, ist es an der Zeit, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.

Aber es gibt einen einfacheren Weg. Sie können Ihren E-Mail-Kundenservice an uns auslagern.